Verslag OMO-bureau

Het OMO-bureau, gevestigd in Tilburg, is het dienstverlenend bureau van de vereniging. Het bureau verbindt scholen en ondersteunt daarbij de kracht van de vereniging. Die kracht komt tot uiting in de mogelijkheden tot kennisdeling, innovatie, persoonlijke en professionele ontwikkeling en het benutten van schaalvoordelen. Samen sterker voor de leerlingen. Daarnaast ondersteunt het bureau de scholen bij de ondersteunende processen.

OMO-scholen geven, vanuit de verenigingskaders, ieder op hun eigen wijze invulling aan goed onderwijs voor de leerlingen. Dat kan alleen gerealiseerd worden als de ondersteunende processen op de scholen optimaal verlopen. Het OMO-bureau ontzorgt de scholen daarbij. Daarnaast ondersteunt het bureau de Raad van Bestuur bij het realiseren van de missie van vereniging Ons Middelbaar Onderwijs.

Het OMO-bureau is een klant- en servicegerichte organisatie waar waarde gehecht wordt aan een hoge kwaliteit van producten en diensten en transparantie van processen. De collega’s van het OMO-bureau zijn betrokken, professioneel, ontwikkelgericht en experts op hun vakgebied. Ze werken met een hoge mate van eigen verantwoordelijkheid. Aan het einde van 2021 waren er circa 93 fte werkzaam. Op basis van en in lijn met Koers 2023 heeft het OMO-bureau een eigen bureauplan 2023 opgesteld. De dienstverlening is onder te verdelen in:

  1. Ontzorging van de schoolleiders door inzet van deskundigheid en door te adviseren over en te helpen bij de onderwijsondersteunende processen: HRM, planning & control, kwaliteitszorg, juridische zaken, ICT, huisvesting, communicatie en begeleiding bij persoonlijke en professionele ontwikkeling.

  2. Verbinden van scholen/schoolleiders en bureaucollega’s door het stimuleren en faciliteren van kennisdeling en het verbinden van collega’s (collega met probleem verbinden met collega met oplossing). Daartoe wordt een intensieve relatie opgebouwd met de scholen zodat duidelijk is wat er speelt, en dat wordt binnen het bureau gedeeld en verbonden met elkaar.

  3. Inzet van expertise voor de raad van bestuur zodat de ambities van de vereniging gerealiseerd kunnen worden. Daartoe wordt beleid ontwikkeld, geïmplementeerd en getoetst en wordt het bestuur ondersteund bij de belangenbehartiging richting de sector en de politiek.

  4. Faciliteren van de raad van bestuur bij uiteenlopende zaken, zoals secretariële/ondersteunende werkzaamheden, beheer van verenigingscontracten, bestuurlijke evenementen en persvragen.

Hieronder een schematische weergave de kern van het bureauplan:

In 2021 is het bureauplan herijkt en een plan voor de kalenderjaren 2021 en 2022 opgesteld. Dit was het sluitstuk van een proces met alle medewerkers. Helaas was het niet mogelijk om fysiek met elkaar in gesprek te gaan, maar digitaal hebben we toch de nodige stappen kunnen zetten. Alle medewerkers zijn meegenomen in de uitwerking van het intensiveringsprogramma 'Bewegen in Balans' met de bijbehorende thema’s. Meegenomen wil zeggen dat iedereen heeft mee kunnen denken, praten en doen. Doelstelling was een gedragen koers en betrokkenheid in de realisatie ervan. Van belang was dat de ontwikkelpijlers geladen werden met gedeelde beelden. Deze beelden zijn verwoord in een visiedocument. Met het communicatieplan wordt de nodige aandacht besteed aan het verbinden van de visie met het dagelijkse werk van elke medewerker. De inschatting is dat bij de meeste medewerkers bekend is welke ontwikkelprioriteiten er zijn en wat ze inhouden. Vanuit de ondernemingsraad is aangegeven de ontwikkeling te steunen en, waar nodig, bijdragen te leveren. In het MT en de werkoverleggen wordt vervolgens aan de hand van concrete casuïstiek een verbinding gemaakt met de dagelijkse praktijk van medewerkers en een vertaling gemaakt naar concreet gedrag. Geleidelijk aan wordt hiermee het gedrag verder ontwikkeld en ondersteund met het ‘goede gesprek’, dat periodiek met elke medewerker wordt gehouden. Via systematisch onderzoek willen we de ontwikkeling van het bureau meten en monitoren.

In 2021 is de jaarkalender voor een groot deel gerealiseerd. Meest in het oog springende (onverwachte) ontwikkeling buiten de jaarkalender om is het NPO. Deze extra opdracht is samen met de schoolleiders opgepakt en in een volgende fase beland. Het NPO heeft ook in uitvoerende zin veel extra werk met zich meegebracht, met name bij de teams Onderwijs, HR en Financiën, waar veel extra werk is verzet vanwege de vele tijdelijke arbeidsovereenkomsten, mutaties, verantwoordingsprocessen etc. Tevens is een bestuurlijke zelfevaluatie uitgevoerd, convenant Fontys opgesteld en een start gemaakt met (internationale)leernetwerken. Ook de programma's Bewegen in Balans en Leiderschapsontwikkeltraject (LOT) zijn voorbereid en van start gegaan. Ten slotte zijn de fusie Moller-Juvenaat, de krimpregio Land van Cuijk/Maasduinen en het thema informatieveiligheid extra opgepakt en zijn er doorlopend extra werkzaamheden in het kader van corona uitgevoerd.

Voortkomend uit het bureauplan 2021 zijn de volgende onderwerpen opgepakt of verder uitgevoerd:

  • De organisatiestructuur van het bureau is op een aantal terreinen heringericht met als doel verbetering van de samenwerking en integraliteit (realisatie 1-1-2022). Concreet: ICT 1e lijn, ICT 2e lijn en DIV zijn in één team ondergebracht, inkoop is losgekoppeld van juridische zaken, juridische zaken is ondergebracht in het team beheer. Administraties HR zijn samengevoegd.

  • Casuïstiek besproken in werkoverleggen, vooral op de terreinen integraliteit en dienstverlening;

  • Modernisering processen: Start met verbetering bedrijfsvoering: financiële beheersing en begroting. Ook is een businesscase bestuursproces opgesteld waaruit blijkt dat door verregaande digitalisering efficiency en kwaliteitsverbetering gerealiseerd kan worden;

  • Verbetering interne communicatie met inzet van ONS;

  • Herijking functiebouwwerk, met als doel de beleidsfuncties beter aan te laten sluiten bij de werkzaamheden en de ontwikkeling van de vereniging.

Toevoegen aan verslag